Talán mondanom sem kell, hogy a virtuális iroda és ennek megfelelően az otthonról való munkavégzés mennyire részét képezi a modern társadalomnak, melyet egyre inkább meghatároznak a mérhetetlenül gyorsan fejlődő technológiai újítások. Ezek a vívmányok tették tulajdonképpen lehetővé a mobil és otthonról történő munkavégzés általunk már jól ismert formáit. És bár a virtuális iroda fogalmával ma már rengetegszer találkozhatunk, sokan még ma is inkább a hagyományos (fizikai) iroda mellett döntenek. Ez többek között azért lehet, mert a virtuális csapat összetartása és összehangolása igencsak magas fokú rendszerezést igényel. Éppen ezért összegyűjtöttünk néhány tippet, melyek segíthetnek azoknak, akik szeretnék megtapasztalni az otthonról való munkavégzés előnyeit.
Érdemes a technológiai eszközök segítségével imitálni azokat a kommunikációs formákat, melyeket amúgy egy hagyományos irodában használnánk. Először is, lehetőleg kerüljük az e-maileket. A különféle levelezésre használt rendszerek ugyanis nem különítik el a céges munkatársak és a cégen kívüli személyek leveleit. Következésképp, ha sürgős dologról van szó, igen nehézkesnek bizonyulhat használata, éppen ezért célszerű az e-mailt csak a cégen kívüli emberekkel való kapcsolattartásra használni.
A sokféle videókommunikációs szolgáltatás segítségével a virtuális irodában dolgozók is képesek közös meetingeket tartani. Nevezzünk ki a héten egy meghatározott időpontot a céges megbeszéléseknek, és lehetőleg pontosan tartsuk meg ezeket, hiszen jól tudjuk, hogy az idő pénz – akár egy negyed órás késés is értékes munkaidőt rabolhat el a többiek beosztásából. Az ilyen meetingek során pedig mindig használjunk videót is az audio mellett. Ugyanis, ha beszélgetés közben látjuk az emberek arcát, a testbeszéd és mimika révén például sokkal könnyebben tudjuk megérteni a másik mondanivalóját, illetve reakcióit.
Továbbá otthoni irodánkban is érdemes egy napirendet kialakítani, így biztosan nem telik majd eredménytelenül a nap. Illetve nem szabad elfelejtkezni néhány szünet beiktatásáról sem, ugyanis egy kis séta például pozitív hatással lesz szellemi teljesítményünkre, csakúgy mintha irodában dolgoznánk. Ha szeretnénk kimozdulni vagy kis időre stimulálóbb környezetre vágyunk, a munkanapot kezdhetjük például egy kávézóban, majd pedig „átköltözhetünk” otthoni munkaterünkbe.
